« On vient de recevoir l’appel d’offres de notre client. Il est gratiné. Il y a du boulot.» Qui n’a pas déjà entendu cette litanie face à ce qu’il faut bien appeler une petite torture des temps modernes : l’appel d’offres.
Qu’il soit issu de l’Etat ou d’un grand donneur d’ordre, le problème est le même : il va falloir coordonner plusieurs personnes, autour d’un document dont le nombre de pages dépasse celui d’un livre format « pavé à la Proust »… ce qui est rarement du goût des équipes commerciales.
Et pourtant ! On sait que la qualité de la réponse est cruciale pour l’emporter, et pas uniquement le prix. Une qualité proportionnelle au temps qu’on se donne… qui est de plus en plus réduit de nos jours, alors que les interactions pour construire la proposition sont de plus en plus nombreuses, que ce soit au sein des équipes entre la force commerciale et les ingénieurs, mais aussi avec les sous-traitants.
Il suffit de voir les dizaines de mails échangés (quand ce n’est pas plus !) autour du document final, les réponses et les pièces attachées qu’on ne retrouve pas… Quelle perte de temps !
Une application Jamespot pour accroître l’efficacité et la qualité de la réponse
C’est donc devenu une véritable problématique de collaboration. En effet, celui qui maîtrise le processus collaboratif et social accélère drastiquement la construction de sa réponse, qui gagne par ailleurs en qualité.
C’est pourquoi nous avons chez Jamespot déployé une application dédiée à la réponse aux appels d’offres. Ainsi certains de nos clients l’utilisent déjà à grande échelle et ont considérable gagné en temps de réponse. Un processus simple qui change tout !
Première Etape : identifier et inscrire toutes les personnes concernées sur la plateforme et dans le groupe dédié.
Pour que le système soit utile, il faut dépasser le cadre strict des commerciaux qui répondent à l’appel d’offres pour y inclure tous ceux qui, de près ou de loin, ont un avis, une recommandation, du contenu ou de la validation à apporter. Y compris à l’extérieur de votre entreprise ! Jamespot gère ensuite pour vous les droits d’accès et la sécurité, ainsi que tout le processus d’invitation si vous avez besoin d’externes.
> Vous voilà avec l’équipe prête à répondre à un appel d’offre !
Deuxième étape : l’application gère l’appel d’offres de bout en bout.
Jamespot vous permet de créer votre appel d’offres. Avec les champs qui sont les vôtres, votre nomenclature etc… Et d’y associer des documents, des tâches, un calendrier, des actions ou encore un module de Questions & Réponses (on y reviendra). C’est alors beaucoup plus simple pour chaque utilisateur qui a une vue centralisée autour de l’appel d’offres, plutôt que dispersée dans les différents outils, de contribuer et de valider in situ dans la plateforme. Fini les mails éparpillés que le commercial doit reprendre pour intégrer les informations à la proposition finale.
Et côté réponse proprement dite, Jamespot gère aussi les différentes versions du document. A tout moment, un utilisateur peut y avoir accès depuis n’importe où. C’est mieux que le document « coincé » sur le poste d’un collaborateur parti en RTT… ce qui oblige à refaire, ou à attendre…
De plus, pour les managers, vous pouvez gérer le cycle de vie de cet appel d’offres : savoir quand il a été lancé, la date de closing, les jalons, le pourcentage des tâches réalisées et combien de personnes ont travaillé dessus. Bref, vous pilotez vos appels d’offres.
> Vous avez une application dédiée qui articule le formel (date, closing, montant…) et l’informel (document, commentaires, validations…)
Troisième étape : le réseau social est là pour accélérer les réponses
Pourquoi l’application Jamespot accélère-t-elle de manière drastique la réponse ? Tout simplement car elle structure les échanges entre les intervenants d’une manière raccourcie et sans perte de données. Dans la solution par exemple, quand on apporte une modification ou une validation, elle est visible par l’ensemble des personnes concernées par cet appel l’offres. Alors que par mail, souvent, les échanges omettent (car on ne peut pas penser à tout) quelqu’un dans la boucle qui du coup n’aura pas l’info. C’est l’effet de Localisation du RSE.
Deuxième accélération, dans le cas d’organisations importantes, on ne sait pas qui sait… Par le principe du module Jamespot de Questions & Réponses, il devient alors possible d’avoir une réponse très rapide de quelqu’un qu’on ne connaît pas. C’est l’effet de Globalisation du RSE. Un grand groupe industriel que nous équipons a par exemple vu des réponses à des questions complexes & techniques résolues en quelques heures, là où d’habitude il fallait des jours voire des semaines, le temps que la chaîne du process se fasse…
> Toutes vos équipes sont mobilisées pour aider le processus business
Quatrième étape : les sous-traitants / co-traitants sont associés à votre réponse.
C’est une étape souvent négligée. Un des leviers de votre réponse peut se trouver à l’extérieur de votre entreprise. Que ce soit des consultants, des experts ou plus encore lors d’une réponse composite avec des sous-traitants, Jamespot vous permet de profiter de leur énergie et de leur volonté de répondre. En effet la solution permet de leur donner des droits d’accès et de contribution réduits, mais suffisants pour être intégrés au processus de l’élaboration de votre proposition. Vous pouvez même mettre en place pour les sous-traitants un principe de mise en concurrence sur chaque appel d’offres afin d’obtenir la meilleure réponse possible. Le système organise pour vous ce travail en un temps record.
> Les sous-traitants vous apportent par compétition de la performance
Cinquième étape : vous avez une base de connaissance de toutes vos propositions.
Projetez-vous dans un an, après la mise en place de l’application Appel d’Offres de Jamespot… Vous avez répondu à des dizaines d’appels d’offres qui sont structurés dans la solution Jamespot. En fonction des règles de sécurité que vous définirez, chacun de vos utilisateurs pourra alors rechercher dans le formidable réservoir de connaissance que constituent ces appels d’offres antérieurs. Retrouver le paragraphe sur le contexte d’un métier, sur une réponse technique pointue, sur un schéma ad hoc, c’est autant de temps gagné.
Et pour les managers, toutes ces données sont exportables sous format Excel, afin de faire des statistiques et de piloter la performance réelle de vos appels d’offres, en mesurant l’impact de la rapidité des réponses sur le taux de succès et la progression de votre activité. Jamespot vous permet de piloter votre performance commerciale de bout en bout.
> Tout l’historique est accessible, ouvert à la recherche et analysable selon des indicateurs métiers.
Jamespot vous permet donc de mettre une partie de votre métier, celui de la réponse aux appels d’offres, dans votre Réseau Social d’Entreprise pour en faire un levier de performance.
Et vous vous commencez quand ?
